Do ponto de vista de fluxos de informação, para os ACES, a fase de Contratualização caracteriza-se pela recolha de informação necessária à preparação da negociação, através do preenchimento, por parte das instituições prestadoras, Administrações Regionais de Saúde e Administração Central do Sistema de Saúde, de um conjunto de tarefas disponibilizadas na plataforma SICA, e que no seu conjunto, constituem o que se convencionou chamar de Plano de Desempenho anual [ZIP - 707 Kb]. 

O tratamento e validação desta informação, possibilita, entre outros fins, a disponibilização de informação necessária aos interlocutores da negociação no âmbito da demografia, resultados em saúde (indicadores de mortalidade e de morbilidade), índices de utilização hospitalar (médico e cirúrgico), recursos humanos previstos e custos apurados (medicamentos, recursos humanos e meios complementares de diagnóstico e terapêutica).

De forma sucinta, para a fase de Contratualização  o SICA suporta:

• Integração automática dos dados do plano de desempenho anual, feito por cada uma das instituições intervenientes no processo;
• Consulta central dos dados integrados pelas diversas instituições, por perfil de acesso;
• Controlo do processo de contratualização (dados já integrados, prestadores em falta, alertas para situações de desvio significativo em relação aos dados históricos, etc.);
• Capacidade de efectuar cenários sobre os dados integrados, com vista a atingir um determinado orçamento (por interveniente e / ou região);

Após a negociação, fase que termina com a explicitação dos compromissos assumidos entre as partes, evidência dos objectivos a alcançar e escolha de indicadores, que de acordo com as dimensões definidas, sejam relevantes e sobretudo operacionalizáveis, tendo em conta o fim a que se propõem, inicia-se a fase de elaboração do relatório de acompanhamento dos objectivos contratualizados. Este relatório, pressupõe a selecção de Indicadores a nível nacional, regional e local, as respectivas ponderações bem como a definição das metas a alcançar, Tarefas - Acompanhamento [ZIP - 823 Kb].

No que respeita à fase de Acompanhamento, o modelo de monitorização operacionalizado na plataforma SICA, e que se pode descrever como, o conjunto de tarefas que visam a recolha sistemática de dados necessários ao cálculo dos indicadores seleccionados - Lista de Indicadores Nacionais Regionais e Locais [ZIP - 353 Kb], de forma a reflectir uma imagem instantânea sobre aspectos específicos do desempenho, possibilita a monitorização dos objectivos contratualizados, através dos report mensais que integram indicadores de avaliação mensal e, trimestral e semestral sempre que coincidir com timming de avaliação de trimestre ou semestre; A inclusão de indicadores nos reports periódicos anteriormente identificados, depende da periodicidade definida para a recolha das métricas que integram o cálculo dos Indicadores.

No essencial, este modelo contempla, um quadro de Acompanhamento de Objectivos – Q1 proposto para a monitorização dos Indicadores de avaliação dos objectivos (nacionais, regionais e locais) é de periodicidade mensal e, apresenta os valores reais, do período e acumulado ao fim do período a que reportam. Adicionalmente é calculado o desvio entre os valores real e contratualizado. Nesta fase, por se tratar do ano experimental, prescindiu-se de incluir no modelo de análise, a observação das projecções anuais do desempenho, bem como, análises comparativas do desempenho individual com o desempenho do grupo a que a instituição pertence. De forma sucinta listam-se as métricas incluídas:

• Valor do período em análise;
• Valor da meta contratualizada;

Com este processo é possível obter uma perspectiva mensal do desempenho de cada instituição e, uma perspectiva do desempenho acumulado ao término do período em análise (acumulado desde o início do ano) de forma a fundamentar as acções necessárias a um efectivo acompanhamento das instituições.

No que respeita à fase de Acompanhamento, entendida como o conjunto de acções necessárias à correcção de desvios e/ou, replicação de bons resultados após confrontação do desempenho obtido com o previsto, o SICA suporta essencialmente a avaliação do desempenho das instituições face aos objectivos contratados, sem prejuízo da produção de relatórios adhoc.

Adicionalmente, tendo em conta o modelo de análise definido para a monitorização (Quadros Q´s ) é possível   analisar  toda  a informação  relevante,  proveniente  da  interacção  entre  os  diferentes  interlocutores  do  processo,  de forma a potenciar bons resultados e definir acções correctivas face a situações desfavoráveis.

Tanto para o processo de Contratualização, como para o processo de Acompanhamento, os modelos a implementar para preenchimento, circulação e validação de informação asseguram que os ciclos da cada fase do processo, cumpre um conjunto de pressupostos e regras pré-definidos, respeitando sempre as regras do negócio associados.

Na solução implementada, cada interveniente no processo tem uma lista de tarefas que deverá completar nos prazos definidos, recebendo notificações sucessivas ao longo do processo Workflow do processo.

As listas de tarefas auxiliam os intervenientes  ao  longo  do  processo,  indicando  tarefas  já realizadas  e  as  tarefas  por  realizar,  pelo  que  será  minimizada  a  circulação  de  ficheiros  entre  os intervenientes, ao mesmo tempo que o processo de validações segue o seu curso pré-definido.

Tendo em conta a importância da fase de monitorização em todo este processo, e reconhecendo a complexidade inerente ao nº de intervenientes e respectivas acções, definiu-se e consensualizou-se um Workflow link, para a recolha de dados, com o objectivo de identificar tarefas, entidades responsáveis e timmings de execução.
Em resumo, para a fase de Monitorização e Acompanhamento o SICA suporta:

• Integração automática dos dados mensais, feito por cada uma das instituições intervenientes no processo;
• Validação central dos dados carregados pelos prestadores, com possibilidade de envio de alertas para correcção;
• Controlo das integrações efectuadas (entidades em falta, valores fora do normal, etc.);
• Fecho de um mês, momento a partir do qual os dados desse mês deixam de permitir alterações pelos prestadores;
• Disponibilização imediata da informação integrada, para consulta por parte das entidades sob contratualização, ARS e Serviços Centrais;
• Garantia de acesso concorrente á informação por mais de uma entidade, sem bloqueios;
• Gestão de acessos e segurança, garantindo o acesso restrito à informação, de acordo com os perfis pré-definidos;

Para além do suporte ao processo de Contratualização estabelecido entre a ACSS e as instituições prestadoras de cuidados de saúde, a plataforma SICA através da funcionalidade de gestão de versões, possibilita a consulta de toda a informação submetida de acordo com o perfil de acesso, assegurando:

• Manutenção automática do histórico de informação decorrente da contratualização, com recurso a funcionalidades que suportem a capacidade de gerir várias combinações de cenários/gestões;
• Eliminação das tarefas associadas à sincronização da informação entre Regiões, com a unificação dos repositórios das várias Regiões de Saúde num único;
• Uniformização de conceitos inerentes aos indicadores de análise produzidos: construção de um repositório de conceitos ao nível nacional, com a participação e aprovação de todas as ARS;