Do ponto de vista de fluxos de informação, a fase de Contratualização caracteriza-se pela recolha de informação necessária à preparação da negociação, através do preenchimento, por parte das instituições prestadoras, de um conjunto de tarefas disponibilizadas na plataforma SICA, e que no seu conjunto, constituem o que se convencionou chamar de Plano de Desempenho anual .O tratamento e validação desta informação, possibilita, entre outros fins, a disponibilização de informação necessária aos interlocutores da negociação, nomeadamente através da disponibilização dos relatórios standard - Mapas de apoio à Negociação e Mapas Resumo assim como, possibilitam a selecção e disponibilização de dados necessários à simulação  dos montantes de financiamento a atribuir às instituições.

Em resumo, para a fase de Contratualização o SICA suporta:

• Integração automática dos dados do plano de desempenho anual, feito por cada uma das instituições intervenientes no processo;
• Consulta central dos dados integrados pelas diversas instituições;
• Controlo do processo de contratualização (dados já integrados, prestadores em falta, alertas para situações de desvio significativo em relação aos dados históricos, etc.);
• Capacidade de efectuar cenários sobre os dados integrados, com vista a atingir um determinado orçamento (por interveniente e / ou região);
• Produção de Outputs;

Após a negociação, fase que termina com a explicitação dos compromissos assumidos entre as partes, evidência dos objectivos a alcançar e condições de partilha de risco, plasmadas no Contrato-programa, o SICA disponibiliza um conjunto de relatórios – Anexos ao Contrato-programa.

Parte integrante do processo de Acompanhamento, o modelo de Monitorização contempla, um quadro de Acompanhamento de Objectivos – Q1 proposto para a monitorização dos Indicadores de avaliação dos objectivos Nacionais/Regionais, é de periodicidade mensal, e apresenta os valores acumulados para:

• Valor do período em análise;
• Valor do período homólogo;
• Valor da meta contratualizada;
• Adicionalmente é calculado o desvio entre os valores real e contratualizado. 

Contempla ainda os quadros de acompanhamento da Actividade Q2 e Q2a e Q3 que permitem o acompanhamento das principais linhas de produção. O quadro Q2 diz respeito apenas ao universo de utilizadores do SNS, pelo que se destina a acompanhar a taxa de execução do Orçamento/contrato programa.

A periodicidade de monitorização dos Indicadores referentes à actividade é mensal e apresenta os valores acumulados para:

• Valor do período em análise;
• Valor do período homólogo;
• Valor da meta contratualizada;
• Simultaneamente é analisado, em valor absoluto e em percentagem o desvio entre os valores real e contratualizado, bem como, a evolução percentual do acumulado real face ao período homólogo para a Instituição e para o grupo de financiamento ao qual a Instituição pertence.

O quadro de acompanhamento das dimensões de Acesso e Qualidade – Q3.A, assume uma periodicidade trimestral e considera os valores acumulados para o período em análise e para o período homólogo. Tal como os quadros anteriores, é avaliado desempenho  da instituição e do grupo de financiamento a que esta pertence, assim como a evolução percentual entre estes dois períodos.

A Produtividade e Eficiência Operacional são acompanhadas pelo – Q3.B, de periodicidade semestral, segue a mesma lógica de análise do anterior.

Completam o modelo de Acompanhamento, os quadros de Demonstração de Resultados - Quadro Q4 com periodicidade mensal, e o Quadro de Indicadores Económico-Financeiros – Quadro Q5 com uma periodicidade semestral.

No que respeita à fase de Acompanhamento, entendida como o conjunto de acções necessárias à correcção de desvios e/ou, replicação de bons resultados após confrontação do Desempenho obtido com o previsto, o SICA suporta essencialmente a tomada de decisão através da produção de relatórios relativos à instituição e agregados por níveis de Grupo Financiamento, ARS e SNS, sem prejuízo da produção de relatórios adhoc.

A fase de Monitorização e Acompanhamento, tal como a fase de Contratualização, inicia-se com a recolha de informação necessária à monitorização dos indicadores considerados no modelo, através da disponibilização de um conjunto de tarefas com periodicidade mensal, trimestral,e semestral,a que se convencionou chamar Plano de Desempenho.

Com este processo é possível obter uma perspectiva mensal do desempenho de cada instituição e acumulado ao término do período em análise (acumulado desde o início do ano).

Adicionalmente, tendo em conta o modelo de análise definido para a monitorização (quadros Q´s ) é possível   analisar  toda  a informação  relevante  proveniente  da  interacção  entre  os  diferentes  interlocutores  do  processo,  de forma a potenciar bons resultados e definir acções correctivas face a situações desfavoráveis.

Tanto para o processo de Contratualização, como para o processo de Acompanhamento, os modelos a implementar para preenchimento, circulação e validação de informação asseguram que os ciclos da cada fase do processo, cumpre um conjunto de pressupostos e regras pré-definidos, respeitando sempre as regras do negócio associados.

Na solução implementada, cada interveniente no processo tem uma lista de tarefas que deverá   completar  nos   prazos   definidos, recebendo notificações sucessivas ao longo do processo.

As listas de tarefas auxiliam os  intervenientes  ao  longo  do  processo,  indicando  tarefas  já realizadas  e  as  tarefas  por  realizar,  pelo  que  será  minimizada  a  circulação  de  ficheiros  entre  os intervenientes, ao mesmo tempo que o processo de validações segue o seu curso pré-definido.

Tendo em conta a importância da fase de monitorização em todo este processo, e reconhecendo a complexidade inerente ao nº de intervenientes e respectivas acções, definiu-se e consensualizou-se um Workflow, para a recolha de dados, com o objectivo de identificar tarefas, entidades responsáveis e timmings de execução.

Em resumo, para a fase de Monitorização e Acompanhamento o SICA suporta:

• Integração automática dos dados mensais, feito por cada uma das instituições intervenientes no processo;
• Validação central dos dados carregados pelos prestadores, com possibilidade de envio de alertas para correcção;
• Controlo das integrações efectuadas (entidades em falta, valores fora do normal, etc.);
• Fecho de um mês, momento a partir do qual os dados desse mês deixam de permitir alterações pelos prestadores;
• Capacidade de extrair um conjunto de relatórios pré-definidos (cerca de 10), com informação necessária a um acompanhamento eficaz;
• Disponibilização de uma ferramenta de consulta ad-hoc, facilmente parametrizável por parte dos utilizadores finais do sistema, fazendo parte do pacote de software aplicacional proposto;
• Disponibilização imediata da informação integrada, para consulta por parte das entidades sob contratualização, ARS e Serviços Centrais;
• Garantia de acesso concorrente á informação por mais de uma entidade, sem bloqueios;
• Gestão de acessos e segurança, garantindo o acesso restrito à informação, de acordo com os perfis pré-definidos.